Od 5 lat początek roku to moment, w którym cały zespół Change Pilots spotyka się aby omówić strategię działania na najbliższe 7 miesięcy, dlatego styczeń kojarzy się nam z podekscytowaniem ale i lekkim napięciem. Z jednej strony planowanie wydarzenia dla dużej grupy odbiorców gości i ekspertów z Polski i zza granicy to olbrzymia odpowiedzialność i ciężka praca, z drugiej to unikatowa okazja kiedy możemy zaprosić osoby, które nas inspirują, naszą konkurencję z którą uwielbiamy pracować jak i wszystkich zainteresowanych tematem.

Najważniejsze lekcje, momenty sukcesu ale i również potknięcia, to coś czym chcemy się z Wami szczerze podzielić. Mamy nadzieję, że przydadzą się i pozwolą nam spojrzeć z boku - tak od kuchni na Design talks Business Summit.

Dostaliśmy kiedyś pytanie od jednego z uczestników, jak trzeba się przygotować do koordynacji takiego wydarzenia. Teraz wiemy, że nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi. Prawdę powiedziawszy, myślimy o nim cały rok. Każdy z nas przed planowaniem wydarzenia, zastanawia się co w ostatnim czasie intrygowało, inspirowało lub sprawiało, że pojawiają się ciarki na skórze. Od ponad 10-ciu lat, rok w rok, każdy z nas uczestniczy w różnego rodzaju festiwalach, konferencjach, meet’upach czy hackaton’ach. Z różnej perspektywy - jako uczestnik, prowadzący lub wolontariusz. Podglądanie, jak takie wydarzenia funkcjonują sprawiło, że każde z nas posiada swój własny wachlarz inspiracji, wiedzy oraz podpowiedzi. W Change Pilots wychodzimy z założenia, że każde doświadczenie uczy. Pokaz motoryzacyjny, może podpowiedzieć jak prowadzić żywą interakcję z publicznością, a festiwal fryzjerstwa, może pokazać jaką wartością dla uczestników są sesje warsztatowe na żywo. Nasza rada - pójdź szukać odpowiedzi do miejsc najmniej ciekawych na pierwszy rzut oka - zdziwisz się. :)

Podczas kilkuletniej już praktyki doradztwa strategicznego w Change PIlots zauważyliśmy, że nic lepiej się nie sprawdza niż przyjacielskie podejście do klienta, mówcy i uczestnika. Mówimy tutaj o wysokiej dawce empatii ale i również zrozumienia kim jest osoba po drugiej stronie. To nasze złote zasady, którymi kierujemy się kiedy kontaktujemy się z nowymi mówcami lub ekspertami, których chcemy zaprosić na Design talks Business. Życzliwa ale i autentyczna komunikacja to klucz w budowaniu nowej relacji. Dzięki temu, na przełomie 5 lat udało się nam zaprosić cudownych ludzi, z którymi do dziś się przyjaźnimy nie tylko biznesowo ale i prywatnie. Oczywiście nie zawsze było nam łatwo uzyskać tak od prelegenta. Nie obyło się bez długiej wymiany maili lub rozmowów tłumaczących wartość tego wydarzenia. Nie raz też, dostawaliśmy negatywne odpowiedzi - nie w tym roku albo nie jestem zainteresowany. Warto wtedy pociągnąć temat i dowiedzieć się dlaczego. To właśnie takie pytanie - dlaczego pomaga nam cały czas udoskonalać wydarzenie. Doświadczyliśmy również kilku odwołań uczestnictwa w ostatnim momencie. To trudna sytuacja, ale wiemy, że każdy z nas jest tylko człowiekiem i warto mieć wcześniej przygotowany plan zapasowy (albo zapasową prezentację). Miłym zaskoczeniem był dla nas moment, w którym naszemu zaprzyjaźnionemu trendwatcherowi udało się w ciągu jednego dnia przygotować się do zastępstwa nieobecnego prelegenta, lub propozycja od jednego z najlepszych strategów w Polsce, że specjalnie dla tego wydarzenia stanie za konsolą dj. Nasza rada - to w kryzysowych chwilach, można zobaczyć komu zależy na Tobie, Twoim zespole czy też wydarzeniu. Nie bój się prosić o pomoc i radę innych.

Najważniejszym sukcesem, który czujemy, że udało nam się uzyskać na przestrzeni tych 5 lat to zespół wyjątkowych osób, które oddają całe serce i energię. Pamiętamy naszą pierwszą edycję, kiedy na ogłoszenie o wolontariat zgłosiły się aż 3 osoby - Marta, Łukasz i Kamil. Jeszcze wtedy nie wiedzieliśmy, że zespół liczący w sumie 5 osób zwiększy się do 17 osób. To dzięki zaangażowaniu każdego z nas udało nam się wytworzyć rodzinną atmosferę, która stała się znakiem rozpoznawczym Design talks Business. Zbudować bliski rodzaj zażyłości między wszystkimi stronami - organizatorami, zespołem, uczestnikami i prelegentami. Szybko się też okazało, że nie tylko podczas tego wydarzenia chcemy mieć ze sobą kontakt ale również poza nim. Czujemy, że to właśnie było kluczem do budowania atmosfery przy całym wydarzeniu. Dodatkowo, główni organizatorzy zawsze służyli nam radą i pomocą - dając poczucie, że jesteśmy jednym zespołem. Nasza rada - pamiętaj, że to jak prelegent czuje się na scenie jest bezpośrednim wynikiem tego, jak czuł się zanim na nią wszedł.

Początki budowania marki Design talks Business nie zawsze były łatwe. Spędzaliśmy długie godziny na tłumaczeniu idei i wartości, które niesie organizowany przez nas Design talks Business Summit. Intensywna wymiana maili, niekończące się rozmowy telefoniczne – wszystko po to aby zarazić innych naszą wizją. Czasem bolały odmowy, a czasem wygórowane stawki okazywały się poza naszym zasięgiem. Działaliśmy ufając, że zainwestowana energia nigdy nie idzie na marne, przychodzi moment kiedy zaczyna oddawać. Dla nas, tak właśnie stało się kiedy dostaliśmy informację zwrotną od jednego z największych studiów projektowych i strategicznych na świecie, że mówi się u nich o DtB Summit w kuluarach i że chętnie wezmą w nim udział. Zrozumieliśmy, że dobrze wykonaliśmy swoją pracę. Poczuliśmy, że wysiłek i energia włożona przez lata w budowanie się po prostu opłaca. To była taka mała wisienka na torcie mówiąca, że idziemy w dobrym kierunku i możemy jeszcze odważniej myśleć o kolejnych działaniach związanych z DtB Summit. Nasza rada - początki są trudne i ciężkie. Łatwo stracić motywację i chęć do działania. Ważne jest aby pomimo wyzwań budować stopniowo swoją ideę/projekt. Moment zbierania efektów nadejdzie szybciej niż myślisz.

Niby wszystko jest jasne i każdy wie co dokładnie należy zrobić. Prelegenci przyjechali punktualnie, prezentacje były przejrzane i wszystko szło zgodnie z planem. Oprócz jednej podstawowej rzeczy - wykład prelegenta zamieniał się w subtelną autoreklamę. Zamiast dzielenia się wiedzą i doświadczeniem z uczestnikami wydarzenia, mieliśmy przed oczami czarującą, promocyjną prezentację własnej firmy. Długie rozmowy, przygotowania i próby generalne, nie zdołały sprawić w 100 procentach, aby prezentacja była skierowana do użytkowników. Design talks Business nie jest po to aby promować swoją firmę. Granica pomiędzy mówieniem o swoim doświadczeniu a mówieniem o sobie samym jest cienka. Najzwyczajniej w świecie i bez złych intencji każdemu czasami zdarza się z niej zboczyć. Nauczyliśmy się być w kontakcie z naszymi prelegentami przez dłuższy czas przed wydarzeniem, szczegółowo opisywać jakie są jego założenia cele i ideały. Jaki jest temat przewodni oraz jakie wartości prelegent mógłby dostarczyć naszym uczestnikom, biorąc pod uwagę jego indywidualne doświadczenie i kompetencje. Taka pogłębiona komunikacja ma na celu zbudowanie obustronnego zaufania, upewnienie się, że wszyscy rozumieją swoje role oraz, że wychodzimy z jednego, tego samego nastawienia - chęci dzielenia się wiedzą i doświadczeniami. Nasza rada - komunikować potrzeby publiczności i swoje od samego początku. Powtarzać je w kółko jak mantrę, a przed samym wydarzeniem jeszcze raz przypomnieć o tym prelegentowi.

Choć nie wiem jak wiele razy sprawdzali byśmy sprzęt, podłączenia, robili próby generalne - zawsze jest coś, co może pójść nie tak. Pomimo wszystkich scenariuszy kryzysowych, planów i zabezpieczeń, pojawi się coś - jak ten przysłowiowy pilot - co nie będzie działać. I to właśnie takie sytuacje powodują, że niezastąpiona staje się intuicja, elastyczność i improwizacja. Dzięki nim można przetestować zespół, sprawdzić gdzie zabrakło wsparcia, uwagi czy pomimo najlepszych intencji pojawiła się za duża presja. Czy jesteśmy odpowiednio zgrani i wystarczająco dobrze się ze sobą komunikujemy i w jakich kompetencjach najlepiej się czujemy. Te sytuacje uczą jak reaguje nasza publiczność - czy jest wsparcie, śmiech czy niewygodna cisza. To moment, kiedy możemy przetestować jak rozluźnić atmosferę na sali aby publiczność była wsparciem dla prelegenta, którego nagle zjadł stres. Kiedyś jedna ze wspaniałych prowadzących opowiadała sytuację, kiedy prowadziła cały warsztat przy blasku świec - nie po to aby zadbać o romantyczną atmosferę - ale tylko dlatego, że po prostu zabrakło prądu. Na pewno, do dzisiaj uczestnicy pamiętają ten warsztat jako jeden z najciekawszych. Tak samo jak podczas ostatniej edycji DtB Summit, kiedy na koniec wydarzenia okazało się, że osoba prezentująca pomyliła sale. Takie rzeczy też się zdarzają. Nasza rada - zawsze coś pójdzie nie tak. Trzeba to zaakceptować i starać się podejść do tego elastycznie, z duża dawką humoru.

Change Pilots nie jest agencją eventową. Jak o tym mówimy często się śmiejemy, bo jednak koordynujemy jedno z największych wydarzeń na styku projektowania i biznesu. Kiedy ktoś nas pyta, jak to się stało, że jednak to robimy to odpowiadamy, że byliśmy w odpowiednim miejscu i czasie, żeby zająć się tym tematem w Polsce. Chcieliśmy przybliżyć do siebie dwa światy, które w tamtym momencie nie miały ze sobą zbyt wielu punktów wspólnych. Zależało nam na tym, aby pomóc zbudować płaszczyznę komunikacji pomiędzy przestrzenią designu i projektowania a biznesem. Czuliśmy, że w danym momencie w Polsce nie było wystarczającej ilości narzędzi aby te dwa światy mogły ze sobą rozmawiać. Zauważyliśmy potrzebę wymiany myśli i kompetencji. Design od zawsze kojarzony był z oderwaniem od rzeczywistości i artystycznym podejściem, a business z zimną kalkulacją i nastawieniem na czysty zysk. Chcieliśmy zrobić krok w stronę umiejętnego równoważenia potencjału pomiędzy tymi dwoma światami bo wierzymy, że z tej przestrzeni przychodzi potrzebna zmiana.

Wydarzenie Design talks Business jest już od 5 lat pretekstem do tego, by wspólnie rozmawiać o tym co design może zrobić dla biznesu.

Artykuł powstał przy wsparciu merytorycznym Marty Adamskiej.